Contrat

Dans le cadre du programme de financement Partenariats de santé dans le monde, un contrat de subvention est conclu entre le candidat allemand et la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.

Vous trouverez sur cette page les dispositions contractuelles de l’initiative de partenariats hospitaliers actuellement en vigueur. Les annexes au contrat de subvention sont consultables en cliquant sur les liens correspondants.

Pour toute question, veuillez-vous adresser à l’interlocuteur du secrétariat qui figure sur la première page de votre contrat.

Gestion financière

La gestion financière relève de la responsabilité du bénéficiaire allemand de la subvention. La mise en œuvre du projet ne peut débuter qu’après la signature du contrat. Aucun coût survenant avant la date de prise d’effet du contrat ne peut faire l’objet d’un décompte. Ce principe s’applique également aux justificatifs dont la date est antérieure à celle du début du contrat.

Présentation sur le traitement des contrats financiers (Uniquement disponible en allemand)

Plan des besoins financiers

Une fois le contrat signé, le partenaire allemand doit établir une planification des besoins financiers pour toute la période de financement pendant laquelle les appels de fonds sont envisagés. Ces derniers doivent correspondre aux activités prévues. Si des investissements importants sont planifiés au début du projet, cela peut également se traduire par un appel de fonds relativement élevé. La planification des besoins financiers doit être envoyée par courrier à la GIZ. Le modèle correspondant se trouve à l’annexe 5c Plan des besoins financiers.

Appel de fonds

Les fonds approuvés peuvent être retirés par le partenaire allemand conformément à la planification des besoins financiers. Pour ce faire, il convient de présenter une demande d’avance (annexe 5b). Cette demande doit couvrir les activités prévues pour les deux prochains mois et être envoyée par courrier à la GIZ. Le délai entre la demande et la réception d’une avance est d’environ une à deux semaines à compter de la date de réception du courrier. Si les avances diffèrent considérablement de la planification des besoins financiers, vous devez en aviser votre interlocuteur. Il convient également de prévenir le secrétariat en cas de modification du budget global.

Décompte

Au plus tard 4 mois après le versement de l’avance correspondante, un décompte provisoire signé doit être soumis en version originale. Pour ce faire, veuillez trier tous les justificatifs pour la période concernée par rubrique budgétaire (frais administratifs, de voyage, de formation, coûts de matériel et d’équipements et autres frais). Des copies des justificatifs (par ex. scans) doivent être soumises à partir de 1 000 €. Le partenaire allemand est tenu de conserver tous les justificatifs pendant au moins 5 ans. Il convient d’indiquer les informations nécessaires pour chaque rubrique budgétaire sur une feuille séparée (annexe 5e-f). Les totaux pour chaque rubrique budgétaire sont consolidés dans le récapitulatif des coûts. Les rubriques budgétaires (à l’exception des frais administratifs et d’équipements) sont modulables à raison de 20 %, c’est-à-dire que le « dépassement » d’une rubrique peut être compensé par des « économies » correspondantes dans une autre jusqu’à concurrence de 20 %.

Mise en œuvre technique

Le partenaire allemand est responsable de la mise en œuvre technique qui doit faire l’objet d’une concertation étroite avec le partenaire local. Tous les six mois, le secrétariat est informé de l’état d’avancement du projet sous forme de rapports narratifs. Nous avons rassemblé dans notre médiathèque des documents et des outils utiles susceptibles de vous aider dans la mise en œuvre de votre projet.

ESTHER EFFECt Tool
Zum EFFECt Tool
THET: Monitoring Change in a Health Partnership Project
Zum THET Dokument
The role of South-North partnerships in promoting shared learning and knowledge transfer
Zur Studie

Rapport narratif

Il nous tarde d’entendre parler des projets tous les six mois afin de rester informés de l’avancement de leur mise en œuvre. Veuillez utiliser le format spécifié à l’annexe 3Prescriptions concernant la procédure d’information. Même dans le cas où peu d’activités ont été menées à ce jour, nous vous prions d’expliquer brièvement la situation dans le rapport narratif. Vous pouvez envoyer les rapports narratifs dûment complétés par courriel au secrétariat.

Changements et ajouts

S’il y a des changements dans votre projet, par exemple un changement dans la direction du projet ou la modification d’activités, veuillez en informer rapidement le secrétariat. Nous vérifierons votre demande et vous répondrons dès que possible. Des changements majeurs peuvent conduire à la modification ou la résiliation du contrat. C’est pourquoi il est impératif que nous approuvions tout changement avant l’expiration du contrat.

Que dois-je faire si ma planification financière change?

Veuillez signaler rapidement ce changement par courriel au secrétariat des partenariats hospitaliers. Veuillez nommer et justifier les changements prévus dans le plan de financement et annexer le nouveau plan de financement et le plan des besoins financiers révisé en conséquence. Une demande d’ajustement du plan de financement initial ne doit être soumise que si les reports entre les lignes budgétaires entraînent un écart de 20 % supérieur au montant initialement prévu au sein d’un poste de dépenses. Il n’est pas possible de dépasser le montant de financement convenu dans le contrat. Si le volume des appels de fonds est inférieur aux prévisions, cela doit être indiqué dans le rapport final dans la rubrique Informations complémentaires.

Que dois-je faire si la durée de mon projet change?
Veuillez signaler rapidement ce changement par courriel au secrétariat des partenariats hospitaliers. Veuillez indiquer la nouvelle période et en donner la raison.


Prolongement de la durée : une extension de la durée n’est possible qu’au cas par cas et dépend de la durée déjà demandée. Si un prolongement est possible, il conviendra de modifier le contrat en conséquence, ce qui n’est réalisable qu’avant l’expiration de la durée initialement convenue.

Raccourcissement de la durée : un raccourcissement de la durée n’a pas de conséquences contractuelles en tant que tel. Veuillez soumettre votre rapport final et votre décompte final en temps opportun après la fin des activités.

Que dois-je faire si l’objectif de mon projet ou les activités prévues changent?

Veuillez signaler rapidement ce changement par courriel au secrétariat des partenariats hospitaliers. Veuillez nommer et justifier les changements prévus et, le cas échéant, joindre la nouvelle planification du projet. Veuillez également mentionner les changements dans le prochain rapport. Les changements d’activités et d’objectifs peuvent entraîner une modification du contrat, de sorte que le secrétariat doit examiner les implications de ces changements.

Que dois-je faire si les indicateurs de mesure la réalisation des objectifs changent?

Veuillez signaler rapidement ce changement par courriel au secrétariat des partenariats hospitaliers. Veuillez nommer et justifier les modifications des indicateurs prévues et, le cas échéant, envoyer une proposition de projet adaptée.

Que dois-je faire si la personne habilitée à représenter le projet au sein de l’organisation allemande change?

Veuillez signaler rapidement ce changement par courriel au secrétariat des partenariats hospitaliers. Merci de fournir le nom et les coordonnées du représentant autorisé.

Que dois-je faire si l’organisation partenaire en Allemagne ou à l’étranger change?

Veuillez signaler rapidement ce changement par courriel au secrétariat des partenariats hospitaliers. Si l’une des organisations partenaires change, le contrat ne peut être poursuivi. Le secrétariat se fera un plaisir de vous conseiller sur la marche à suivre.

Que dois-je faire si la direction du projet ou des personnes importantes impliquées dans notre projet changent?

Veuillez signaler rapidement ce changement par courriel au secrétariat des partenariats hospitaliers. Merci d’indiquer le nom, les coordonnées et le profil succinct de la nouvelle direction du projet ou de la personne concernée. Remarque: veuillez noter que la nouvelle direction du projet doit avoir des qualifications comparables à celles de la direction précédente.

Clôture du projet et proposition consécutive

Au terme de votre projet de partenariat, nous nous ferons un grand plaisir de prendre connaissance de votre rapport final qui nous permettra d’en apprendre davantage sur les activités mises en œuvre, les défis qui se sont présentés et l’expérience acquise. Si vous avez déjà élaboré une nouvelle idée de projet avec votre partenaire, nous serions ravis de recevoir une demande de soutien consécutive.

Rapport final

Le rapport final fournit des informations sur le niveau de réalisation
de l’objectif visé par le projet sur la base des résultats obtenus dans
le cadre du projet de partenariat.

En outre, il doit indiquer si l’expérience acquise peut permettre de tirer des conclusions générales pouvant être utilisées pour d’autres partenariats. Le rapport final doit être transmis au secrétariat par courrier et par voie électronique au plus tard deux mois après la clôture du projet.

Décompte final

Pour clôturer votre projet de partenariat d’un point de vue contractuel, le dernier décompte doit nous parvenir au plus tard deux mois après la fin du projet.

Les avances qui n’ont pas fait l’objet d’un décompte doivent être remboursées à la GIZ de manière spontanée. Si du matériel de grande valeur, par exemple un appareil à ultrasons, a été acquis dans le cadre de votre projet, ces biens doivent être remis au partenaire local. Le procès-verbal de remise correspondant (annexe 5g) doit être soumis à la GIZ avec la facture finale. Toutes les pièces justificatives doivent être conservées pendant au moins cinq ans en cas d’audit par l’EKFS, le BMZ, la GIZ ou la Cour fédérale des comptes.

Proposition consécutive

Nos partenariats s’inscrivent dans une perspective de long terme. Si de
nouvelles idées de projet ont déjà émergé dans le cadre du projet de
partenariat, vous pouvez soumettre une demande de financement
consécutif.

Nous vous recommandons de la déposer environ six mois avant la fin du projet en cours. À ce stade, nous pouvons déjà évaluer l’état d’avancement du projet en cours et il devrait être possible de passer à la phase suivante sans interruption majeure. Un financement consécutif est possible pour une durée totale maximale de cinq ans. Le secrétariat se fera un plaisir de vous conseiller.

FAQs

L’organisation partenaire allemande (bénéficiaire de la subvention) peut-elle transférer des fonds à ses partenaires dans les pays partenaires?

Oui, cela est convenu dans le contrat de subvention de la GIZ sur la base des Dispositions accessoires générales relatives aux subventions (« Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen - ANBest-P »).

Les collaborateurs du projet partant en mission dans un autre pays bénéficient-ils d’une assurance santé internationale dans le cadre de l’initiative?

Les collaborateurs du projet qui partent en mission dans un autre pays doivent être assurés par le bénéficiaire de la subvention et ce point doit être discuté avec la direction allemande responsable du projet

Est-il possible d’échanger et de créer des réseaux avec d’autres participants de projets?

Des échanges et des réunions de réseau sont régulièrement organisés avec les participants des projets. Vous pouvez vous informer de la date de la prochaine réunion en consultant notre calendrier des événements. En amont des manifestations, tous les partenaires invités recevront des informations par courriel.

En tant que membre de l’alliance mondiale ESTHER, nous sommes ravis de vous aider à travailler en réseau avec des institutions partenaires au-delà du cadre de l’initiative. Vous trouverez ici un aperçu des projets de partenariat des membres de l’alliance ESTHER. N’hésitez pas à nous contacter en cas de question.

Un soutien consécutif est-il possible?

Oui, un nouveau soutien peut être accordé à la suite du premier projet. Il faut alors déposer une nouvelle demande. La durée maximale d’appui à un partenariat est de cinq ans.

Les fonds peuvent-ils être transférés par les demandeurs aux institutions partenaires?

Les fonds ne peuvent pas être transférés par les demandeurs allemands. En tant que partenaire contractuel, le partenaire allemand est également responsable de la gestion financière du projet.

Les justificatifs de dépenses peuvent-ils être soumis ultérieurement?

Les pièces justificatives anciennes peuvent encore être soumises à la fin, avec le décompte final. Il est toutefois important que les dépenses soient engagées pendant la durée du contrat

Que faire si tous les fonds d’une avance n’ont pas été dépensés?

Dans ce cas, les fonds ne doivent pas être remboursés mais conservés. Ils sont ensuite déduits de la prochaine avance. Vous ne devez effectuer un remboursement que si les fonds n’ont pas été dépensés au moment du décompte final.

Que faire s’il est nécessaire de se procurer du matériel qui n’était pas prévu à l’origine dans la planification?
L’acquisition de matériel et d’équipements doit s’effectuer conformément aux dispositions légales en matière de passation de marchés. Les achats d’une valeur supérieure à 1 000 € qui ne sont pas mentionnés dans la proposition de projet doivent faire l’objet d’une demande séparée et être validés par la GIZ.
Combien de temps les fonds doivent-ils être demandés à l’avance si de l’argent liquide doit être emporté dans le pays partenaire?

Le délai entre la demande et la réception d’une avance est d’environ deux à trois semaines. Il convient de noter que, lorsque de l’argent liquide est emporté dans le pays partenaire, la GIZ ne peut assumer aucune responsabilité à cet égard.

Avez-vous d'autres questions ?
Nous sommes à votre disposition pour vous aider.