Vertragsabschluss

Im Rahmen des Förderprogramms Gesundheitspartnerschaften Global wird ein Zuschussvertrag zwischen dem deutschen Antragsteller und der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ)GmbH geschlossen. Mit dem Währungsrechner der Europäischen Union können Sie Ihre Ausgaben der entsprechenden Landeswährung korrekt angeben. Ebenso können Sie Devisenankaufsbelege beifügen.

Auf dieser Seite finden Sie die aktuellen Vertragsbestimmungen sowie Anlagen zum Zuschussvertrag der Initiative Klinikpartnerschaften als Download.

Zu spezifischenFragen kontaktieren Sie bitte immer die auf dem Deckblatt/Vertrag genannte Ansprechperson.

Finanzielle Abwicklung

Die finanzielle Abwicklung liegt in der Verantwortung des deutschen Zuschussempfängers. Die Umsetzung des Projektes darf erst nach Vertragsunterzeichnung beginnen. Zu Projektbeginn müssen Sie zunächst den Mittelbedarfsplan und die Bestätigung der Einrichtung eines separaten Unterkontos einreichen. Nun kann die erste Vorauszahlung angefordert werden.

Präsentation zur finanziellen Vertragsabwicklung

Mittelbedarfsplan

Nach der Vertragsunterzeichnung muss der deutsche Partner einen Mittelbedarfsplan für den gesamten Förderzeitraum erstellen, in dem die Mittelabrufe geplant werden. Diese sollten den geplanten Aktivitäten entsprechen. Sind große Investitionen zu Beginn des Projekts geplant, kann sich dies auch in einer vergleichsweise hohen Mittelanforderung widerspiegeln. Der Mittelbedarfsplan muss postalisch an die GIZ gesandt werden. Die entsprechende Vorlage finden Sie unter Anlage 5c Mittelbedarfsplan.

Mittelanforderung

Entsprechend des Mittelbedarfsplans können die bewilligten Mittel vom deutschen Partner abgerufen werden. Dies erfolgt mit Hilfe einer Vorauszahlungsanforderung (Anlage 5b). Diese sollte die für die nächsten zwei Monate geplanten Aktivitäten abdecken und ist postalisch an die GIZ zu richten. Der Zeitraum zwischen der Beantragung und dem Erhalt eines Vorschusses entspricht in etwa einer bis zwei Wochen ab Posteingang. Bei größeren Abweichungen vom Mittelbedarfsplan sollten Sie sich an Ihren Ansprechperson wenden. Gleiches gilt bei der Änderung des Gesamtbudgets.

Abrechnungen

Spätestens 4 Monate nach der jeweiligen Vorauszahlung ist ein Zwischennachweis im Original mit Unterschrift einzureichen. Hierzu sortieren Sie bitte alle Belege für den jeweiligen Zeitraum nach Einzelansatz (Reise-, Trainings-, und Sachkosten). Ab 1.000 € müssen Belegkopien (z.B. Scan) eingereicht werden. Alle Belege müssen mindestens 5 Jahre beim deutschen Partner aufbewahrt werden. Füllen Sie für jeden Einzelansatz ein separates Blatt (Anlage 5e-f) aus. Die Gesamtsummen je Einzelansatz werden in der Kostenzusammenstellung konsolidiert. Einzelansätze (außer Verwaltungs- u. Sachkosten) sind um 20% variabel, d. h. eine Überschreitung des einen Einzelansatzes kann mit entsprechenden Einsparungen in einem anderen bis zu 20% querverrechnet werden. Sollten Sie feststellen, dass die Kostenüberschreitungen der Einzelansätze die 20% Grenze überschreiten, kontaktieren Sie bitte umgehend das Sekretariat der Klinikpartnerschaften.

Fachliche Umsetzung

Die fachliche Umsetzung liegt in der Verantwortung des deutschen Partners, der diese eng mit dem Partner vor Ort abstimmt. Einmal jährlich wird das Sekretariat in Form von Sachberichten über den Projektstand informiert. In unserer Mediathek haben wir nützliche Dokumente und Werkzeuge zusammengetragen, die Sie bei der Projektumsetzung unterstützen können.

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THET: Monitoring change in a health partnership project
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The role of South-North partnerships in promoting shared learning and knowledge transfer
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Sachberichte

Um über die Umsetzung der Projekte informiert zu bleiben, bitten wir Sie jährlich um einen Sachbericht. Bitte nutzen Sie dafür das vorgegebene Format unter Anlage 3 Vorlagen zur Berichterstattung. Auch wenn Sie bisher nur wenige Aktivitäten umgesetzt haben, führen Sie diese kurz im Sachbericht aus.

Änderungen und Ergänzungen

Sollten sich in Ihrem Projekt Änderungen z.B. ein Wechsel der Projektleitung oder Änderung von Aktivitäten ergeben, informieren Sie bitte rechtzeitig das Sekretariat. Wir werden die Anfrage prüfen und uns schnellstmöglich bei Ihnen zurückmelden. Größere Änderungen können zu einer Vertragsergänzung oder Vertragsauflösung führen. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass die Änderungen vor dem Vertragsende von uns genehmigt werden.

FAQs

What should I do if my financial plan changes?

Please report this change to the hospital partnerships secretariat immediately by email. Please describe and explain the reasons for the planned changes in the financial plan, and attach the new one and a correspondingly revised funding needs plan. You will only need to apply for an amendment to the original financial plan if shifts within the budget lines deviate from the original planned amount by more than 20% for any given cost item. It is not possible to exceed the contractually agreed funding amount. If a smaller amount is called up than was planned, this should be mentioned in the final report under additional information.

What should I do if the length of my project changes?

Please report this change to the hospital partnerships secretariat immediately by email. Please indicate the new project period and explain the reasons for this change.

Extension of the project period. The project period can only be extended in certain cases, depending on the project period already applied for. Should it prove possible to extend the project, this will entail an amendment of the agreement and is only possible before the originally agreed period has elapsed.

Shortening of the project period. A shortening of the project period as such does not have any contractual consequences. Please submit your final report and final invoice soon after completion of the activities.

What should I do if my project’s objective or the planned activities change?

Please report this change to the hospital partnerships secretariat immediately by email. Please describe and explain the reasons for the planned changes, and if appropriate attach the modified project plan. Please also include the changes in your next status report Changes to the activities and objectives can entail amendments to the agreement, which means the secretariat will need to determine how best to proceed.

What should I do if the indicators for measuring the achievement of objectives change?

Please report this change to the hospital partnerships secretariat immediately by email. Please describe and explain the reasons for the planned changes, and if appropriate attach a modified project proposal.

What should I do if the person authorised to represent the project in the German organisation changes?

Please report this change to the hospital partnerships secretariat immediately by email. Please include the name and contact details of the person authorised to represent the project.

What should I do if the partner organisation in Germany or in the partner country changes?

Please report this change to the hospital partnerships secretariat immediately by email. If one of the partner organisations changes, the agreement cannot be continued. The secretariat will advise you on how to proceed.

What should I do if there is a change of project manager or other important individuals in our project?

Please report this change to the hospital partnerships secretariat immediately by email. Please include the name, contact details and short profile of the new project manager or other individual involved. N.B.: Please note that the new project manager should possess similar qualifications to his or her predecessor.

For the reporting of new persons involved, you can use the form Annex 5h Overview sheet further persons involved which you can find under the label Downloads.

Projektabschluss und Folgeantrag

Zum Abschluss Ihres Partnerschaftsprojektes freuen wir uns im Rahmen des Schlussberichts über die umgesetzten Aktivitäten, entstandene Herausforderungen und gewonnenen Erfahrungen zu lesen. Haben Sie mit Ihrem Partner schon eine neue Projektidee entwickelt, freuen wir uns auf einen Folgeantrag.

Schlussbericht

Der Schlussbericht gibt Auskunft über die Erreichung des angestrebten Projektziels aufgrund der erzielten Ergebnisse im Partnerschaftsprojekt geben.

Darüber hinaus sollte dargelegt werden, ob aus den gewonnenen Erfahrungen allgemeine Schlussfolgerungen für andere Partnerschaften gezogen werden können. Der Schlussbericht muss spätestens zwei Monate nach Projektabschluss postalisch und elektronisch an das Sekretariat geschickt werden.

Schlussrechnung

Für den vertraglichen Abschluss Ihres Partnerschaftsprojektes benötigen wir spätestens zwei Monate nach Laufzeitende die letzte Abrechnung.

Nicht abgerechnete Vorauszahlungen müssen unaufgefordert an die GIZ zurückgezahlt werden. Sollten in Ihrem Projekt größere Sachgüter, z.B. ein Ultraschallgerät, beschafft worden sein, müssen diese an den Partner vor Ort übergeben werden. Das entsprechende Übergabeprotokoll (Anlage 5g) muss mit der Schlussrechnung bei der GIZ eingereicht werden. Alle Belege müssen mindestens fünf Jahre für den Fall einer Prüfung durch die EKFS, BMZ, GIZ oder den Bundesrechnungshof aufbewahrt werden.

Folgeantrag

Unsere Partnerschaften sind auf Langfristigkeit angelegt. Sollten im Rahmen des Partnerschaftsprojekts bereits neue Ideen für ein Projekt entstanden sein, können Sie sich gern um Folgeförderung bewerben.

Wir empfehlen sich circa sechs Monate vor Ende des laufenden Projekts auf eine Folgeförderung zu bewerben. Zu diesem Zeitpunkt können wir bereits den Umsetzungsstand des laufenden Projekts einschätzen und der Übergang in die Folgephase sollte ohne große Unterbrechung möglich sein. Eine Folgeförderung ist maximal bis zu einer Gesamtlaufzeit von fünf Jahren möglich. Lassen Sie sich gern vom Sekretariat beraten.

FAQs

Is the German partner organisation (recipient) allowed to pass on funding to its partners in the partner countries?

According to the GIZ subsidy agreement § 3.5. on the basis of the General Auxiliary Conditions for Grants Provided for Projects on an Expenditure Basis (ANBest-P) it is not allowed to transfer funds to third parties (final recipients).

Does the initiative include health insurance for project staff members moving to another country?

Insurance for project staff moving to other countries is the responsibility of the funding recipient and should be discussed with the German project manager responsible.

Is there a way of interacting and networking with other project participants?

There are regular meetings with the project participants for sharing information and networking. In our calendar of events you can see when the next meeting is scheduled. All the partners invited to the events will receive information in advance by e-mail.

As a member of the global ESTHER Alliance we are happy to support you in networking with partner institutions in ways that go beyond the initiative. You will find an overview of the partnership projects of ESTHER members here. You are welcome to contact us if you have any questions.

Is it possible to obtain follow-on funding?

Yes, follow-on funding is possible after the first project term, but you will have to submit a new application for funding. The maximum funding period for a partnership is five years.

Can funding be passed on by the applicants to partner institutions?

German applicants are not allowed to pass funding on to other organisations. The German partner is the contracting partner and as such is responsible for handling the project's finances.

Can vouchers for costs be submitted at a later date?

Older vouchers can be submitted at the end of the project along with the final accounts. However, the costs must have been incurred during the term of the agreement.

What happens if an advance payment is not spent in full?

If you are able to demonstrate lower costs than originally calculated in an advance payment period, it is advisable to change the funds requirements plan. You can always change the funds requirement plan to your actual costs and cost planning during the fiscal year. Your contact persons in the Financial Contract Processing department will be happy to advise you.

What should we do if materials and equipment are required that were not included in the original plans?

Procurements are subject to the mandatory rules for placing orders. Money for purchases above a value of EUR 1,000, which are not mentioned in the project application, must be requested separately and approved by GIZ.

How far in advance must requests for money be submitted if we need to take cash into the partner country?

The period between the request and receipt of an advance payment is roughly two to three weeks. GIZ cannot assume any responsibility for cash taken into the partner country.

Haben Sie noch Fragen?
Wir helfen Ihnen gerne weiter.